Datová schránka už dávno není dobrovolný doplněk. Pro firmy i většinu podnikatelů je povinná a stát přes ni vede oficiální komunikaci. Není to ale jen další e-mailová schránka – je to nástroj s právními následky, kde zmeškaná zpráva může znamenat zmeškanou lhůtu. Pojďme si projít, co o datovce potřebujete vědět, abyste se nespálili.
Kdo datovku musí mít
Ze zákona ji mají všechny firmy zapsané v obchodním rejstříku, a také advokáti, daňoví poradci nebo insolvenční správci. Od roku 2023 ji navíc stát automaticky zřídil dalším právnickým osobám (spolkům, nadacím či společenstvím vlastníků) a hlavně všem podnikajícím fyzickým osobám – tedy živnostníkům a OSVČ, a to i těm, kdo mají živnost přerušenou. O zřízení se starat nemusíte: schránku založí Ministerstvo vnitra samo a přihlašovací údaje vám pošle poštou v obálce se žlutým pruhem, do vlastních rukou.
Pozor na fikci doručení
Tohle je úplně nejdůležitější věc na celé datovce. Každá zpráva se po 10 dnech automaticky považuje za doručenou – i když ji vůbec neotevřete. Od té chvíle běží lhůty, ať už jste se přihlásili, nebo ne. U výzev z finančního úřadu, soudu nebo pojišťovny to může mít zásadní dopad a věta „nevšiml jsem si" bohužel neobstojí. Datovku proto berte stejně vážně jako úřední dopis a kontrolujte ji pravidelně.
Nastavte si upozornění
Naštěstí se nemusíte přihlašovat každý den naslepo. V nastavení datové schránky si zapnete notifikaci na novou zprávu – e-mailem zdarma, nebo formou SMS (placená prémiová služba). Je to jednoduchá pojistka, díky které vám nová zpráva neunikne a hlídání lhůt máte z velké části vyřešené.
Datová schránka není e-mail
Zní to jako poštovní schránka, ale chová se jinak. Zprávy v ní totiž nezůstávají napořád – po nějaké době se z ní automaticky mažou. Co potřebujete uchovat (rozhodnutí, výzvy, potvrzení o podání), si proto stáhněte a uložte k sobě. Jinak se vám může stát, že důležitý dokument už v datovce nedohledáte.
Některá podání jdou jen elektronicky
Jakmile máte datovku zřízenou ze zákona, řada podání už musí být elektronická. Týká se to daňového přiznání i přehledů pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu – ty se nově podávají výhradně elektronicky. Papírový formulář poslaný na úřad může skončit výzvou k nápravě a v krajním případě i pokutou. Víc o online komunikaci se státem najdete v naší úřadové gramotnosti a na Portálu občana.
Co je zdarma a co něco stojí
Dobrá zpráva nakonec: komunikace s úřady přes datovku je zdarma a navíc rychlejší a průkaznější než klasická pošta. Platí se až ve chvíli, kdy přes datovku posíláte zprávu jinému soukromému subjektu – třeba firmě nebo jiné OSVČ; taková poštovní datová zpráva stojí pár korun. Pro běžné jednání s úřady ale nic neplatíte.
Datovka nemusí být strašák. Když si nejste jistí, jak ji nastavit, nebo nechcete hlídat úřední lhůty sami, ozvěte se nám – pomůžeme s nastavením, notifikacemi i hlídáním termínů, abyste měli klid a mohli se věnovat svému podnikání.